Tapahtumakenttä on palautunut taannoisesta horroksesta, ja vierailijat odottavat tapahtumilta enemmän elämyksellisyyttä kuin ennen. Miten tehdä tapahtumasta houkutteleva, ja varmistaa, että kävijöitä riittää?
Tässä artikkelissa kerromme, millä keinoilla voitte napata itsellenne tapahtuman järjestämisestä suurimman hyödyn, oli kyseessä sitten messuosallistuminen, webinaari tai yrityksen oma tapahtuma. Jaamme myös vinkit siihen, miten tapahtuman voi valjastaa tukemaan markkinoinnin tavoitteita niin ennen ja jälkeen tapahtuman kuin sen aikanakin. Vinkit on kerätty yrityksemme eri alojen rautaisilta asiantuntijoilta.
Sisältö:
Ilmoittautuminen ja kutsuprosessi
Sisällöntuotanto tapahtuman tiimoilta
Visuaalisuuden merkitys tapahtumassa
Myynnin rooli tapahtuman aikana
Tapahtuman ilmoittautumis- ja kutsuprosessi kuosiin
Sisältää kumppanisisältöä.
Tärkeintä tapahtuman järjestämisessä on luonnollisesti se, että ihmiset saapuvat paikalle. Tässä keskeisessä osassa houkuttelevan ohjelman ohella on se, että save-the-date-muistutukset ja kutsut tavoittavat osallistujat ja ilmoittautuminen on helppoa. Jos järjestät webinaaria tai online-tapahtumaa, on kutsuprosessi muistutuksineen yleensä automatisoitu tapahtuma-alustan puolesta, mutta livetapahtumaa järjestäessä täytyy kutsuminen hoitaa itse – tai ulkoistaa tapahtumakumppanin hoidettavaksi.
Sähköpostikutsua voi tukea hyvin kohdennetulla digimainonnalla. Huomionarvoista toki on, että jos ihmisiä ohjataan mainonnasta tai somesta ilmoittautumaan tapahtumaan, olisi ilmoittautumislomakkeen ja muun tiedon tapahtumasta syytä olla mahdollisimman helposti löydettävissä – jos vaikkapa laskeutumissivulle klikannut ei löydä lisätietoa helposti, lopahtaa kiinnostus kiireisessä arjessa nopeasti.
Jotta asiakas todella saadaan tapahtumaan paikan päälle, vaatii se usein kutsumisen joko puhelimitse tai kasvotusten digitaalisen kutsuprosessin lisäksi. Asiakkaita voi sitouttaa myös varaamalla tapahtumapaikalle tapaamisia heidän kanssaan tapahtuman luonteen sen salliessa. Puhelimitse tapahtuvaa kutsumista voi halutessaan buustata vaikkapa telemarkkinoinnin keinoin, jolloin saadaan paitsi ilmoittautumisia tapahtumaan, myös tietoa potentiaalisista asiakkaista sekä liidejä. Tämän lisäksi ulkoistamisen yksi tärkeä hyöty on, että yritys saa kampanjoinnin tuloksista selkeän raportin.
Kun kutsuprosessi on hoidettu onnistuneesti ja ilmoittautumiset hoidettu, koittaa tapahtumapäivä. Matka tapahtumaan on vieraalle osa asiakaskokemusta. Tapahtumavieraita voi sitouttaa saapumaan paikalle tarjoamalla joukkoliikenteen lipun osana kutsuprosessia. Näin voit luoda tapahtumallesi lisäarvoa ja erottautua vastuullisena toimijana joukosta, kun saapumisohjeiden lisäksi tarjoat lipun vieraallesi. Näin vieraan ei tarvitse myöskään maksaa parkkipaikasta tai kantaa huolta niiden riittävyydestä. Tämä madaltaa osallistumiskynnystä erityisesti iltatilaisuuksien kohdalla. Mikäli tapahtuma järjestetään HSL-alueella, voit tilata lippukoodeja suoraan vieraan HSL-sovellukseen. Lippukoodien tilaaminen tapahtuu kätevästi HSL:n yritysportaalista. Klikkaa tästä ja lue lisää yrityspalveluista.
Tapahtumat ovat oikea sisällöntuotannon sampo
Tapahtumat ovat yritykseltä iso panostus ja niitä suunnitellaan usein pitkään ja huolellisesti, joten niistä on syytä ottaa myös kaikki saatavissa oleva hyöty talteen. Sisällöntuotannon kannalta tapahtumat ovat valtava mahdollisuus, jossa vain mielikuvitus on rajana!
Tapahtumat ovat oikea sisällöntuotannon leikkikenttä, joka kannattaa hyödyntää muuhunkin kuin aftermovien eli koostevideon purkittamiseen. Esimerkiksi paikalle hankittujen puhujien puheenvuorot ovat pätevää asiaa, joten miksi ette vaikkapa hankkisi paikalle ammattikirjoittajaa loihtimaan puheenvuoroista kiinnostavia artikkeleita verkkosivuillenne? Näin myös ne asiakkaat, jotka eivät tällä kertaa päässeet mukaan, saavat maistiaisen tapahtuman annista, ja ehkä sen myötä intoutuvat tulemaan ensi vuonna paikalle – ja voipa tänä vuonna tuotettua sisältöä hyödyntää sujuvasti myös ensi vuoden tapahtuman markkinoinnissa.
Tapahtumien vahvuus on se, että ne kokoavat paljon alan avainhenkilöitä saman katon alle. Mitä jos sopisit tapahtumapaikalle lyhyen haastattelun referenssivideota varten? Samalla sitoutat myös asiakkaan tulemaan paikalle lyöden kaksi kärpästä yhdellä iskulla. Tai saisitko paikalle tilaamasi vierailijapuhujan antamaan myös lyhyen videohaastattelun, kun hän jo kerran paikalle on tullut?
Yksi hauska idea on myös lähestyä vierailijoilta matalan kynnyksen gallupilla ja kuvata vastaukset – näin saat koostettua kiintoisia someen soveltuvia klippejä tapahtumasta. Myöskään fiilisvideoita ei kannata unohtaa – lähetä koostevideo kiitoksen yhteydessä ja hyödynnä se seuraavan tapahtuman markkinoinnissa.
Usein sisältöä tapahtumasta taltioidaan ainoastaan sen aikana. Mitä jos tuottaisitte sisältöjä myös valmisteluista erilaisten maistiais- ja making of -pätkien ja -postausten muodossa? Parhaimmillaan tällaiset sisällöt nostavat kiinnostusta tai jopa suoranaista hypeä tapahtumaanne kohtaan.
Näyttävä visuaalinen ilme kruunaa tapahtumakokemuksen
Kun tapahtumaan panostetaan, ei pidä unohtaa visuaalisen ilmeen merkitystä. Messuosaston printtipinnat, oivaltavat give away -jakotavarat tai vaikka jo klassikoksi muodostunut kuvausseinä ovat tapahtumatuotannon visuaalisen puolen ilmeisiä esimerkkejä, joiden tehtävänä on herättää ohikulkijan mielenkiinto ja säilyttää se. Ensivaikutelma luodaan vilkkaissa tapahtumissa usein visuaalisilla elementeillä ja ne ovat omiaan myös tunnelmanluojina ja yrityksen viestinviejinä.
Ilmeellä voi vaikuttaa monellakin tapaa: instagrammable eli somekuvissa hyvältä näyttävä tapahtumailme voi auttaa lisäämään brändin orgaanista näkyvyyttä, kun vierailijat innostuvat jakamaan kuvia yrityksen tapahtumasta omilla sosiaalisen median tileillään. Tai pysäyttävän upea katseenvangitsija messuosastolla auttaa vetämään kävijöitä osastolle magneetin lailla. Voisiko innovatiivinen jatketun todellisuuden toteutus olla teidän brändiänne tukeva ja potentiaalisten asiakkaiden mielenkiinnon herättävä ratkaisu tapahtumaan?
Suunnittelussa kannattaa huomioida, että visuaalisuudessakin korostuu nykyään elämyksellisyys ja perinteisillä printtipinnoilla tai jakotavaroilla erottautuminen on nykyään vaikeampaa – siksi panostaminen kannattaa. Ilme ja sisällöt kannattaa aina suunnitella kokonaisuutena: jos tapahtumaan panostetaan hankkimalla sinne valtava näyttöpinta, mutta näytöllä pyöriikin edellisiltana kyhätty kotikutoinen diashow, vie se idean näytöltä. Siksi tapahtuman tavoite pitäisi olla koko ajan kirkkaana mielessä tapahtumaa suunniteltaessa.
Yhtenäinen ilme, joka ulottuu kävijöille lahjoitettavasta jakotavarasta aina isoihin pintoihin ja ennakkomainonnasta kiitosviestiin asti antaa ammattimaisen kuvan. Katseenvangitsijana ja keskustelunaloittajana voivat toimia esimerkiksi virtuaalisen tai lisätyn todellisuuden ratkaisut, näyttävä animaatio, tai muu tavallisuudesta poikkeava visuaalinen ratkaisu. Usein on hyvä valita kumppaniksi kokenut visuaalisen ja graafisen suunnittelun ammattilainen, sillä viimeistelty ja hiottu lopputulos vaatii ammattitaitoa ja silmää.
Valjasta myynti tukemaan tapahtumaa
Tapahtumien tavoitteena on useimmiten myynnin lisääminen. Asiantunteva ja läsnä oleva myyntitiimi, joka erottuu tapahtuman vierailijoista brändinmukaisella vaatetuksella, on edukseen tapahtumassa kuin tapahtumassa – kädet puuskassa kollegan kanssa jutteleva ja visusti myyntitiskin takana pysyttelevä messutiimiläinen saattaa taas jättää toisenlaisen ensivaikutelman.
Myynnilliset tulokset tehdään usein ennen tai jälkeen tapahtuman ja tapahtumat ovat luonteva keino avata keskustelua asiakkaiden kanssa, niin kutsua esitettäessä kuin tapahtuman jälkeen fiiliksiä kyseltäessä. Myyntiä tapahtuman aikana buustaa oivallisesti esimerkiksi motivaatiota nostava myyjien välinen liidikisa.
Henkilökuntaa voi ja toisinaan kannattaakin valmentaa tapahtumaa varten, jotta he osaavat kohdata asiakkaat tapahtumassa optimaalisella tavalla. Jotta voitte itse keskittyä olennaiseen, myös asiansa osaava ammattivalmentaja voi hoitaa tämän teidän puolestanne.
Älä jää yksin – luottokumppani tukee tapahtumajärjestelyissä
Jos teidän yrityksellänne on tarvetta tapahtumamarkkinoinnin tukeen, olipa kyse sitten visuaalisesta ilmeestä, kutsuprosessista tai sisällöntuotannosta, ota yhteyttä meihin! Kuukin asiantuntijat ja kumppaniverkosto tukee mielellään tarpeissanne. Lue myös seuraava tapahtumia käsittelevää blogimme, jossa katse käännetään digitaalisen markkinoinnin hyödyntämiseen tapahtumien ympärillä.
