Yrityksen sosiaalisen median käyttöoikeudet – kuka hallitsee yrityksesi Facebookia, Instagramia ja LinkedIniä?

Olemme Kuukilla selvittäneet tilanteita, joissa yrityksen ainoa Meta Business Managerin käyttöoikeuksien haltija on menehtynyt. Myös työntekijän lähtö tai kadonneet kirjautumistunnukset voivat aiheuttaa yritykselle mittavia ongelmia. Digital Producer Laura Turakainen kertoo, miksi sosiaalisen median käyttöoikeudet ovat tärkeä osa yrityksen digitaalista omaisuutta ja miten niiden hallinnasta kannattaa huolehtia. 

Yrityksen toimitilojen avaimista pidetään yleensä hyvää huolta. Tiedetään, kenellä ne ovat ja miten tiloihin päästään, jos avaimet katoavat tai niiden haltija ei ole tavoitettavissa. Mutta entä yrityksen sosiaalisen median tilit? Kenen hallussa niiden digitaaliset avaimet ovat? 

Yrityksen sosiaalisen median kanavat ovat tärkeä osa niin markkinointia, asiakaspalvelua kuin myyntiä. Silti sometilien käyttöoikeudet jäävät usein liian vähälle huomiolle eikä selkeää omistajuutta tileistä aina ole.  

Kaikki voi toimia hyvin pitkään, kunnes jotain tapahtuu. Työntekijä lähtee, tili lukitaan, salasana unohtuu, vanhalta kumppanilta pitäisi poistaa oikeudet tai yrityksen sometili joutuu vääriin käsiin. Silloin käyttöoikeuksista tulee nopeasti kriittinen kysymys.  

Olemme ratkoneet Kuukilla todella vaikeita käyttöoikeuksiin liittyviä tilanteita yhteistyössä Metan kanssa. Aina oikeuksia ei kuitenkaan saada palautettua. Kun tilin hallinta on menetetty eikä käyttöoikeuksia pystytä enää todentamaan, ratkaisun löytäminen voi olla äärimmäisen hankalaa. Suurten teknologiayhtiöiden kanssa asioiminen ei aina ole yksinkertaista, vaikka yrityksellä olisi perusteltu tarve saada omat tilinsä takaisin hallintaansa.

Sosiaalisen median tilit ja käyttöoikeudet ovat yrityksen digitaalista omaisuutta 

Yrityksen sometilit eivät ole vain julkaisukanavia. Niihin liittyy vuosien aikana kertynyttä dataa, seuraajia, mainonnan historiaa, yleisöjä, sisältöjä, viestintää asiakkaiden kanssa sekä brändin tunnettuutta. Jos sometilien omistajuus ja hallinta eivät ole selvillä, yritys voi menettää pääsyn kanaviin, joiden rakentamiseen on käytetty aikaa ja rahaa jo vuosia. 

Tästä syystä tilejä tulisi ajatella yrityksen digitaalisena omaisuutena samalla tavalla kuin verkkosivustoa tai asiakasdataa. Yrityksen sosiaalisen median käyttöoikeudet ovat käytännössä avaimia tähän ominaisuuteen. Aivan kuten toimitilojen avainten kohdalla, myös digitaalisten avainten on oltava oikeiden ihmisten hallussa, ja yrityksellä on oltava mahdollisuus päästä omaisuuteensa käsiksi myös poikkeustilanteissa. 

Sometilien omistajuus ja käyttöoikeudet ovat eri asioita

Tärkeää on myös erottaa toisistaan omistajuus sekä käyttöoikeus. Käyttöoikeuksia voidaan antaa tileillä niin työntekijöille, toimistoille, freelancereille kuin muille kumppaneille. Yrityksen tulee kuitenkin säilyttää määräysvalta omiin tileihinsä ja hallinnoimiinsa resursseihin. Pelkkä mahdollisuus julkaista sisältöä tai tehdä mainontaa ei vielä tarkoita, että käyttäjä voisi hallita tilin kaikkia asetuksia tai käyttöoikeuksia. 

Kaikille ei pidä antaa täysiä käyttöoikeuksia vaan ne kannattaa rajata roolin sekä tarpeen mukaan. Ja tietysti myös poistaa käytöstä, kun oikeuksia ei enää tarvita.  

Facebookin käyttöoikeudet – kuka hallitsee yrityksen Facebook-sivua?

Facebookissa on tärkeää erottaa toisistaan Facebook-sivun käyttöoikeudet ja Meta-yritysportfolion hallintaoikeudet. Henkilö voi esimerkiksi päästä julkaisemaan sisältöä yrityksen Facebook-sivulle, vaikka hänellä ei olisi oikeuksia hallita yritysportfoliota tai sen muita resursseja. 

Yrityksen kannattaakin tarkistaa, kenellä on Facebook-sivun täydet hallintaoikeudet ja mihin Meta-yritysportfolioon sivu kuuluu. Samalla on hyvä varmistaa, että myös yrityksen mainostili on oikean yritysportfolion hallinnassa. 

Erityisen tärkeää on, ettei yrityksen Facebook-sivun hallinta jää vain yhden työntekijän tai ulkopuolisen kumppanin varaan. 

Instagramin käyttöoikeudet – varmista yritystilin hallinta 

Instagramissa käyttöoikeuksiin liittyvät ongelmat voivat tulla vastaan esimerkiksi silloin, kun yritystili on luotu työntekijän henkilökohtaisilla yhteystiedoilla tai tilin kirjautumistiedot ovat vain yhden henkilön hallussa. 

Yrityksen Instagram-tili kannattaa yhdistää oikeaan Meta-yritysportfolioon, jolloin sen hallintaa ja käyttöoikeuksia voidaan hoitaa keskitetysti yhdessä Facebook-sivun ja muiden Meta-resurssien kanssa. 

Samalla tulee tarkistaa, ketkä voivat hallinnoida Instagram-tiliä, julkaista sisältöä ja tehdä mainontaa. On myös tärkeää huolehtia siitä, että yrityksellä säilyy mahdollisuus palauttaa tilin käyttö, vaikka yksittäinen työntekijä tai yhteistyökumppani ei enää olisi käytettävissä. 

Meta Business Managerin käyttöoikeudet – miksi yritysportfolio on tärkeä?

Monilla somealustoilla yrityksen tilejä ja mainontaa hallitaan erillisen yrityshallinnan kautta. Metalla tämä tarkoittaa Meta Business Suiteen kuuluvaa yritysportfoliota, jonka hallintaan käytetään myös Business Manager -nimitystä.  

Yritysportfolio kokoaa yhteen yrityksen Facebook-sivut, Instagram-tilit, mainostilit, käyttäjät, kumppanit ja muut digitaaliset resurssit. Kun tämä kokonaisuus on rakennettu oikein, voidaan selkeästi nähdä 

• mitä tilejä yrityksellä on 

• kenellä on pääsy mihinkin 

• millaiset oikeudet eri henkilöillä on 

• mitkä kumppanit pääsevät tileille 

• mitä mainostilejä, pikseleitä tai muita mahdollisia resursseja käytetään 

Riskien minimoimisen lisäksi selkeä rakenne myös helpottaa huomattavasti arkea. Kun uusi työntekijä aloittaa tai yhteistyö kumppanin kanssa päättyy, ei hikikarpaloiden tarvitse nousta otsalle pelkästä ajatuksesta käyttöoikeuksien selvittelyn takia.  

Jos yrityksesi Meta-yritysportfolio on jo käytössä, mutta käyttöoikeuksien jakaminen uudelle työntekijälle tai markkinointikumppanille on ajankohtaista, tutustu Kuukin ohjeeseen digikanavien käyttöoikeuksien jakamisesta ja mainostilien luomisesta. 

LinkedInin käyttöoikeudet – kuka voi hallinnoida yrityssivua?

Myös LinkedInissä yrityssivun ja mainostilien käyttöoikeuksista kannattaa huolehtia keskitetysti. LinkedIn Business Manager mahdollistaa yrityssivujen, mainostilien ja kumppaneiden käyttöoikeuksien hallinnan samassa ympäristössä. 

LinkedInin käyttöoikeuksia voidaan määrittää eri tehtäviin. Esimerkiksi sisällöntuottaja ei välttämättä tarvitse samoja oikeuksia kuin henkilö, joka vastaa koko yrityssivun hallinnasta tai mainonnasta. 

LinkedIn suosittelee hallinnoimaan Business Manageriin liitettyjen sivujen käyttöoikeuksia Business Managerin kautta. Käyttöoikeuksia voidaan kuitenkin edelleen hallita myös suoraan yrityssivun kautta tietyissä tilanteissa.  

Käyttöoikeudet pitää tarkistaa säännöllisesti

Käyttöoikeuksien hallinta ei ole kertaluontoinen tehtävä. Siksi oikeudet kannattaa käydä läpi säännöllisesti. Lisätarkistus on myös paikallaan, kun työntekijä lähtee, uusi kumppani aloittaa, yhteistyö päättyy tai organisaatiossa tapahtuu muutoksia.  

Samalla kannattaa tarkistaa, että yrityksen kanavien hallintaoikeudet ovat edelleen oikeilla henkilöillä ja että poistuneiden työntekijöiden tai päättyneiden kumppanuuksien käyttöoikeudet on poistettu.  

Vähintään kaksi ylläpitäjää – älä jätä yrityksen sometilejä yhden henkilön varaan

Yksi yleisimmistä riskeistä tilien suhteen on se, että yrityksen keskeiset some- ja mainostilit ovat yhden henkilön varassa. Tämäkin tietysti toimii niin pitkään arjessa, kun kaikki menee hyvin. Ongelmia syntyy vasta, kun kyseinen henkilö ei ole tavoitettavissa, vaihtaa työpaikkaa, menettää pääsyn omaan käyttäjätiliinsä tai hänen tilinsä joutuu vääriin käsiin. 

Kuten todettua tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikkien tulisi päästä muuttamaan kaikkea. Päinvastoin. Mutta vähintään kahdella yrityksen omalla henkilöllä tulee olla riittävä hallinta tileihin, jotta niihin päästään käsiksi myös poikkeustilanteissa.  

Näin yrityksen digitaalisen omaisuuden avaimet eivät ole vain yhden ihmisen taskussa. 

Oikein määritellyt käyttöoikeudet eivät kuitenkaan yksin riitä tilien suojaamiseen. Jokaisella käyttäjällä tulisi myös olla käytössään kaksivaiheinen tunnistautuminen. Pelkkä salasana ei siis yksinään riitä kirjautumiseen. Kirjautuminen vahvistetaan lisäksi esimerkiksi tunnistautumissovelluksella.  

Hyvä käytäntö on, että kaksivaiheinen tunnistautuminen on käytössä kaikilla, joilla on pääsy yrityksen kanaviin. Ei vain pääkäyttäjillä, vaan myös sisällöntuottajilla, mainonnan tekijöillä sekä kumppaneilla.

Tarvitsetko apua sosiaalisen median käyttöoikeuksien kanssa?

Kuukin asiantuntijat auttavat, mikäli käyttöoikeusasiat ovat solmussa. Autamme selvittämään puuttuvia käyttöoikeuksia, rakentamaan yrityksen sometilien hallinnan toimivaksi sekä jakamaan oikeudet työntekijöille ja yhteistyökumppaneille. Myös vaikeissa tilanteissa kannattaa kysyä apua, vaikka tilin palauttaminen ei aina ole mahdollista.  

Ota yhteyttä, niin katsotaan, miten voimme auttaa yrityksesi sosiaalisen median tilien hallinnassa.