Ainutlaatuisen tapahtuman toteutuminen vaatii osaamista markkinoinnin lisäksi tapahtumatuotannossa – Kuuki ja Liwlig kertovat yhteistyöstään 

Mikä on parasta Kuukin ja tapahtumatoimisto Liwligin yhteistyössä? 

–  Samanlainen näkemys siitä, minkälaista laatua asiakkaille toimitetaan ja miten asiat hoidetaan, tiivistää Kuukin Business & Operations Director Tiina Tervonen. 

Tervonen ja Liwligin Account Manager Riikka Heikkilä kertovat, miten Kuuki ja Liwlig ovat päätyneet tekemään yhteistyötä erilaisissa tapahtumatuotannon projekteissa. 

Pari vuotta sitten aloitettu, hedelmälliseksi osoittautunut yhteistyö takaa, että Kuukin IT-asiakkaat saavat nauttia laadukkaista ja ammattimaisesti tehdyistä tapahtumista. Kaksikko jakaa myös vinkkinsä siihen, mikä erottaa erinomaiset tapahtumat hyvistä, ja millaisia trendejä tapahtuma-alalla parhaillaan on havaittavissa. 

Käytännöllisestä tarpeesta syntynyt tapahtumakumppanuus 

Yhteistyö syntyi alun perin käytännöllisestä tarpeesta: Tervosella tiimeineen on vankka kokemus erilaisten tapahtumien järjestämisestä IT-sektorilla, mutta Kuukin tekemisen vahvin ydin tapahtumamarkkinoinnissa on muualla, kuten tapahtuman konseptoinnissa, kutsuprosessissa ja projektinhallinnassa. 

–  Ei olisi käytännöllistä, että me itse siellä pystyttäisimme rakenteita tai asentaisimme somisteita ja ohjaisimme tapahtumakävijöitä paikasta toiseen. Koimme, että on järkevämpää vapauttaa omaa kapasiteettiamme ydinosaamiseemme, ja hyödyntää taas Liwligin ominta osaamista muissa tapahtumatuotannon osuuksissa. 

Tervonen jatkaa: 

– Tapahtumien suunnittelussa ja toteutuksessa on paljon yksityiskohtia, jotka eivät välttämättä näy vieraille mitenkään, mutta ne täytyy silti huomioida. Kun tapahtumat ovat isoja ja niissä on paljon osallistujia ja monia muuttujia, on Liwligin osaaminen ja resursointi kullanarvoista. 

Roolit ja vastuualueet ovat tapahtumakumppaneilla selvillä 

Syksyllä 2023 aloitettu yhteistyö on toiminut erinomaisesti. Tässä isona tekijänä on Heikkilän mukaan ollut se, että roolit ja vastuualueet kumppanusten välillä on määritelty tarkasti. 

– Yhteisessä tekemisessä on jo selvät sävelet. Meillä on jo aloituspalaveriin mennessä aika selkeä kuva, että mitä lähdetään tekemään ja miten, hän kertoo. 

Kuuki kertoo avoimesti asiakkailleen, että hyödyntää tapahtumatuotannossa Liwligiä kumppanina, mutta päävastuu laadukkaasta lopputuloksesta on luonnollisesti aina Kuukilla. Liwlig taas tekee tapahtumia Heikkilän mukaan samalla mentaliteetilla kuin omia töitään, vaikka vastaa lopputuloksesta asiakkaan sijaan Kuukille. 

Asiakkaan näkökulmasta on eduksi, kun kaksi toimijaa järjestää tapahtumaa: molemmat katsovat tapahtumaa vähän eri näkökulmasta. 

– Liwligin avulla Kuukin asiakkaat voivat esimerkiksi laskea tapahtumansa hiilijalanjäljen ja kompensoida sen halutessaan, Heikkilä vinkkaa. 

IT-alalla on aina järjestetty paljon tapahtumia 

Itsekin aiemmin IT-sektorilla työskennellyt Heikkilä kertoo, että vaikka tapahtuma-alaan koronavuosien jälkeen vaikuttanut ketsuppipulloilmiö on jo lievittynyt, kaivataan kohtaamisia edelleen. Ketsuppipulloilmiöllä viitataan koronarajoitusten purkamista seuranneeseen tapahtumien ”purskahdukseen”. 

– IT on toimialana mielenkiintoinen siitä, että tapahtumia on aina järjestetty ja paljon. Jokaisessa tapahtumassa on tietyt lainalaisuudet, jotka täytyy ottaa huomioon, Tervonen pohtii. 

Mikä tekee tapahtumasta hitin? 

Järjestäjän näkökulmasta on tietysti tärkeää saada vastinetta tapahtumainvestoinnille. Heikkilä ja Tervonen muistuttavat myös, että vierailijan on tärkeää taas saada vastinetta tapahtumaan käyttämälleen ajalle. Tämä taataan heidän mukaansa huolehtimalla siitä, että tapahtuma tuottaa jonkinlaisen ahaa-elämyksen tai positiivisen, yllätyksellisen kokemuksen. 

– Kannattaa pohtia, mitä tapahtumasta jää kuulijalle vietäväksi omaan organisaatioon. Tulevaisuus ja trendit kiinnostavat ihmisiä aina valtavasti myös, Tervonen vinkkaa. 

Muita erinomaisen tapahtuman tekijöitä ovat sopiva, helposti saavutettava tila, hyvä ja riittävä tarjoilu sekä se, että aikataulutetun ohjelman oheen on jätetty aikaa myös verkostoitumiselle ja kohtaamisille. 

– Asiakaskokemus täytyy myös miettiä huolella alusta loppuun: kutsuprosessit, vastaanotto tapahtumassa, hyvin sujuvan päivän flow, Tervonen jatkaa. 

– Juuri nyt tapahtuma-alalla nousevat erilaiset kokemukselliset elementit, joissa hyödynnetään esimerkiksi digitaalisia pintoja, showroom-toteutukset ja vastaavat, joissa ihmiset pääsevät näkemään sekä kokemaan itse asioita, Heikkilä vinkkaa loppuun. 

Olipa tapahtumasi iso tai pieni, voimme auttaa tekemään siitä todellisen elämyksen! Kuuki taitaa tapahtumamarkkinoinnin, ja huolehtii timanttisen kokonaisuuden koordinoimisesta tarvittaessa Liwligin ja muun kumppaniverkostonsa kanssa. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan teille yhdessä tapahtuma, joka on menestys!